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El titulo de este post os podrá sonar a un pasaje bíblico, algo de cierto tiene. Pero en realidad mi intención es haceros comprender como de importante es llevar a cabo una correcta organización de un acto para una entidad empresarial.

La organización de un acto, es el mejor mensaje, la mejor imagen que una empresa puede dar de si. No solo las palabras hablan de la calidad, no solo los mensajes lo dicen todo. Un acto correctamente organizado es un fiel reflejo de la personalidad de una compañía en todos sus órdenes.

Por eso es necesario que una persona que decide dedicarse a la organización de actos debe tener muy clara una premisa antes de comenzar con los preparativos: debe conocer bien la empresa, entidad o institución para la que trabaja, incluso conocer el aspecto físico de sus instalaciones. Todo habla. Un espacio, su disposición, su organización,…todo son palabras claras y nítidas que irradian buenos outputs o mensajes sobre la idiosincrasia o el estilo propio de la entidad. Por eso, insisto, es importante que empieces a conocer a tu cliente y la entidad que representa.

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                   Día de la Construcción en FIDMA 2010

Aquí es cuando entra en juego una frase muy utilizada pero no por ello menos cierta: “Una imagen vale más que mil palabras” y efectivamente lo es.

Imaginaros, una empresa de tecnologías de la información y la comunicación, más conocidas por todos, como TIC, que quiere inaugurar sus instalaciones y para ello organiza un acto en el que se proyecta una presentación con un proyector sobre una mesilla de ruedas, ubicado entre el público y una persona a su lado manejando el portátil con el ratón, o que la sala no disponga de conexión wi-fi, … Esto es solo un ejemplo, pero para una entidad de esta condición lo más lógico es que disponga una sala multimedia con tecnología de vanguardia, o lo que es lo mismo, un proyector integrado en la estructura de la sala, con el portátil ubicado en un lugar discreto que se podrá accionar con un presenter.

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Jornada “Arquitectura en color”

 No solo a través de un acto conoceremos a la entidad que lo celebra. También es un fiel reflejo de la profesionalidad y buen hacer de la persona o empresa que lo organiza. Lo que ven los ojos del público que asiste a veces no concuerda con la realidad. Aunque el resultado final haya sido el esperado, es decir, el éxito, si el backstage o recorrido hasta llegar al éxito ha sido un camino de despropósitos, el sabor de boca final será agridulce tanto para la empresa o institución que te contrata como para ti como organizador.

Si tienes una buena organización de fondo, o lo que es lo mismo, una correcta coordinación de los proveedores, una adecuada interlocución con tu cliente, y un procedimiento de trabajo predeterminado, el camino hacia el éxito será mucho más fácil e incluso hasta divertido!. Y todo ello, sin duda alguna redundará en una imagen de profesionalidad, calidad y coherencia de la persona o empresa organizadora.

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                         Concierto al aire libre de la OSGI del Centenario de El Musel

Por eso, no lo olvides, es muy importante, que tengas en cuenta que “tu éxito, es el éxito de tu cliente”.